Pillole di excel: la selezione delle celle

Se si deve applicare, ad esempio, uno specifico  formato a più celle contemporaneamente (cioè senza dover ripetere la stessa operazione separatamente più volte) ma posizionate non l'una accanto all'altra, allora è necessario tenere premuto il pulsante CTRL sulla tastiera e cliccare con il pulsante sinistro del mouse su ogni singola cella (l'ordine non ha importanza).

Se, invece, si vuole selezionare un intervallo completo di celle (cioè senza escluderne nessuna all'interno), normalmente è sufficiente tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e spostare il cursore fino a coprire l'area desiderata. E' possibile, però, che vogliate selezionare molte più celle di quante ne siano visualizzate sullo schermo; in questo caso il metodo precedente è comunque valido, ma può risultare più comodo invece selezionare solo la prima cella in alto a sinistra e poi, tenendo premuto il pulsante MAIUSCOLO (subito sopra CTRL) sulla tastiera, cliccare sulla cella più in basso a destra della selezione che si vuole ottenere.

Formule: SOMMA

Da questa settimana cominceremo a vedere le formule più comuni di excel. La prima di cui voglio parlare è la più famosa direi: la SOMMA.

 

Nell'immagine di esempio ho specificato l'intervallo di celle di cui volevo la somma (indicando la prima in alto a sinistra e l'ultima in basso a destra), ma avrei potuto anche scrivere così: "=SOMMA(A1;B1;A2;B2;A3;B3)" cioè indicando ogni singola cella presa in considerazione. Il risultato in entrambi i casi è 39.

MIGLIOR POST EXCEL: 2014 settimana 3

Ogni fine settimana, fine mese e fine stagione ripubblicherò il miglior post del periodo di riferimento.

Per la settimana 3 del 2014 il miglior post è:

 Tabelle Pivot - aggiunta di dati

Tabelle pivot - origine dei dati

In fase di creazione della tabella pivot si possono effettuare altre tre scelte oltre la prima (come visto in Tabelle Pivot - creazione).

• Origine dati esterna, serve in particolare se volete estrapolare i dati da un database (es. Microsoft Access).

• Intervalli di consolidamento multipli, vuole dire semplicemente che potrete selezionare più intervalli diversi di celle per creare un'unica pivot.

• Altro rapporto di tabella pivot o grafico pivot, serve invece nel caso in cui vogliate creare una seconda pivot con la stessa origine dati della prima (il che serve a risparmiare spazio, nel senso che il file occuperà meno MB).

Un mio personale consiglio è, soprattutto in ambito lavorativo, di creare sempre la pivot in un file separato da quello dell'origine dei dati. Il motivo è semplice: è possibile che chi "riempie" il file dell'origine dei dati e chi analizza le statistiche riportate nella pivot non siano la stessa persona. Tenendo separati origine e pivot in file diversi, chi dovrà aggiornare la pivot non sarà costretto a dover accedere al file in sola lettura (come invece accadrebbe proprio se il file fosse unico), senza poter quindi effettuare modifiche.

Pillole di Excel: Testo in una cella "tagliato" o non leggibile

Può capitare che per ragioni di "spazio" (o meglio di visibilità in un'unica schermata magari) si voglia volutamente mantenere una colonna molto stretta, ma ciò comporta delle conseguenze. Infatti nel caso di dati di tipo testo semplicemente excel troncherà il testo esattamente dove finisce la colonna (vedi esempio cella C3), ma nel caso di numeri verranno invece visualizzati dei simboli al loro posto (il "cancelletto" o "diesis": #). Per vedere il reale contenuto completo della cella sarà sufficiente selezionarla e controllare nella barra della formula in alto.

Tabelle Pivot - aggiunta di dati

Riprendiamo sempre l'esempio visto in Tabelle Pivot - creazione e aggiungiamo una colonna ai dati di partenza ("PERSONA").

Colgo l'occasione per spiegare anche perché è preferibile selezionare proprio tutte le colonne che contengono i dati e non solo le esatte celle dei dati: nel caso si aggiungano delle righe di dati sarà sufficiente aggiornare la tabella pivot anziché ricrearla da capo (o doverne modificare il range di celle dei dati di origine).

Questa volta abbiamo 4 campi da "distribuire nelle varie parti della pivot, e il campo "PERSONA" ho deciso di aggiungerlo in alto nella sezione "campi pagina". Questo vuol dire che si possono visualizzare nella tabella pivot sottostante i dati relativi alla persona "Mario" proprio perché è quella attualmente selezionata, ma è comunque possibile vedere anche i dati di "Stefano" scegliendo la relativa voce dal menu a tendina.

 

Se avessimo voluto, però, avremmo potuto anche visualizzare i dati nel seguente modo spostando i campi PERSONA e DATA nei "campi riga" (cioè nella parte vuota a sinistra della tabella pivot in fase di creazione).

Pillole di Excel: Proteggi foglio

A cosa serve 

Quando bisogna consentire ad altri di utilizzare il proprio foglio di calcolo e si vuole evitare che (anche solo per errore) vengano modificate o cancellate celle, si può ricorrere alla protezione del foglio.

Come applicarlo

Prima di tutto bisogna scegliere quali celle sarà permesso modificare e quali no. 

Quindi bisogna selezionare il gruppo di celle che potranno essere modificate (dato che di default Excel segna tutte le celle come "bloccate") e nella schermata del formato, andare sull'ultima scheda a destra "Protezione" e togliere la spunta dalla casella "Bloccata".

A questo punto bisogna attivare la protezione dal menu in alto "Strumenti" alla voce "Protezione", "Proteggi foglio...".

Immettere una password (facoltativa) e confermare cliccando su OK.

Una volta attiva la protezione, nel caso un utente provi a modificare una cella bloccata verrà visualizzato il seguente messaggio di errore:

 

Per togliere la protezione sarà sufficiente tornare nel menu apposito e immettere la password scelta.

Tabelle Pivot - modifica

Tenendo conto di quanto già visto nel post Tabelle Pivot - creazione, oggi vediamo come "sistemarle" a nostro piacimento. Mi spiego meglio, per non esagerare nella prima spiegazione avevo saltato un passaggio che portava poi all'effettivo esempio finale utilizzato.

Quando si crea una tabella pivot, di default Excel riempie il contenuto centrale della tabella con il "Conteggio" del valore che è stato trascinato in mezzo.

Ma è possibile cambiare il tipo di valore voluto scegliendo da un elenco (che compare cliccando proprio su "Conteggio di ..." sulla tabella pivot stessa)

Dopodiché è possibile anche nascondere i campi che non contengono valori e che sono indicati con "(vuoto)" cliccando sul triangolino nero rivolto verso il basso che si trova di fianco ad ogni voce della tabella (quindi nell'esempio di fianco a MESE e DATA) e poi togliendo la spunta dalla voce voluta.

Pillole di Excel: Blocca riquadri

Quando si hanno talmente tante righe (e/o colonne) piene di dati per cui non si riesce a visualizzare tutto il contenuto in una sola schermata, può essere molto utile usare la voce "Blocca riquadri" dal menu "Finestra".

Se si seleziona la riga 2 ad esempio, rimarrà fissa la riga 1 e scorrendo verso il basso (con la tastiera o con il mouse) il foglio di calcolo verranno man mano nascoste le righe al di sotto della prima. Stessa cosa per le colonne.

le righe 2, 3 e 4 sono nascoste

MIGLIOR POST EXCEL: 2014 settimana 2

Ogni fine settimana, fine mese e fine stagione ripubblicherò il miglior post del periodo di riferimento.

Per la settimana 2 del 2014 il miglior post è:

Tabelle Pivot - creazione

Tabelle Pivot - creazione

Vediamo ora una funzione avanzata di Excel: le Tabelle Pivot

A cosa servono: Quando si ha una notevole quantità di dati e se ne vuole estrapolare delle statistiche, la migliore opzione è quella appunto di creare una tabella pivot, che consiste nel creare un'altra tabella di dati (ma di dimensioni più contenute e quindi più leggibile) che si aggiornerà automaticamente in base alla selezione di celle iniziali (chiariremo meglio questo concetto in seguito).

Come crearle: selezionare le colonne (spiegherò poi perché non solo le effettive celle che contengono i dati), poi:

per Excel 1997-2003: dal menu "Dati", scegliere "Rapporto tabella pivot e grafico pivot...".
(aggiornerò il post appena possibile con la procedura per le altre versioni)
 

Confermare con Avanti >,      

Confermare con Avanti >,

  

Confermare con Fine

 

A questo punto sarà sufficiente tenere premuto il pulsante sinistro del mouse su (ad esempio) "DATA" nella parte destra della finestra e spostare il mouse sulla parte bianca dove ci sarà scritto "Rilasciare qui i dati" e appunto rilasciare il pulsante sinistro.

 

 Ripetere l'operazione con gli altri dati fino ad ottenere il risultato voluto

Pillole di Excel: copiare solo il testo ma non il formato

Mettiamo caso che dobbiate copiare solo il testo contenuto all'interno di una o più celle, ma non il formato che hanno. Nel caso sia solo una cella si può semplicemente selezionare il testo contenuto nella barra della formula e copiarlo negli appunti (tasto destro del mouse e poi "copia" oppure da tastiera CTRL+C).

Ma nel caso siano due o più le celle di cui copiare il testo, allora basterà selezionarle tutte, copiarle negli appunti e poi, nella cella di destinazione, anziché scegliere "Incolla" (sempre dal menu del tasto destro del mouse oppure CTRL+V da tastiera) scegliere "Incolla speciale..."

  

 e poi "Valori"

il risultato sarà il seguente:

Pillole di Excel: modificare il formato di una parte del contenuto della cella

Normalmente quando è selezionata una cella è possibile applicare un determinato formato (es. corsivo) solo a tutto il contenuto della cella, ma in realtà è sufficiente selezionare dalla "barra della formula" (quella proprio appena sopra le intestazioni delle colonne A, B, C...) la parte di testo di cui si vuole modificare il testo e applicare la modifica.

Cambio di colore automatico del testo

Una funzione utile per identificare facilmente valori numerici diversi a seconda che siano positivi, negativi o pari a zero senza usare formule è la seguente:

un codice di formato personalizzato: la prima parte riguarda i numeri positivi, la seconda quelli negativi e la terza lo zero (ogni parte separata dal punto e virgola).

Un altro metodo (un po' più complesso) riguarda l'utilizzo della formattazione condizionale (menu Formato), che permette anche una personalizzazione molto più ampia, ma riporto di seguito il metodo per replicare la stessa situazione dell'esempio precedente:

Pillole di Excel: la larghezza delle colonne

Qualche consiglio veloce sulla gestione della larghezza delle colonne in Excel. Se il testo contenuto in una cella eccede la larghezza della colonna che lo contiene, di default Excel fa "sconfinare" il testo nelle colonne successive (solo visivamente, ma ai fini di calcoli e formule il testo è presente solo nella cella originale).

Il 1° metodo per ovviare a questo "inestetismo" consise nel cliccare due volte sulla linea di separazione tra la colonna della prima cella e la colonna successiva (in questo caso rispettivamente "A" e "B").

Il risultato sarà il seguente:

ovvero la colonna A (quella che contiene effettivamente il testo) verrà allargata automaticamente fino a contenere giusto il testo.

Il 2° metodo invece non interviene sulla larghezza, ma sull'altezza della riga. Bisogna però accedere al formato della cella (cliccare con il pulsante destro del mouse sulla cella oppure scegliere dal menu in alto), andare sulla scheda "Allineamento" (la seconda in alto) e spuntare la casella "Testo a capo".

Il risultato ottenuto stavolta sarà così come segue:

Formati personalizzati

Una funzione poco sfruttata, ma molto utile, è il formato personalizzato. Come già visto nel post "Formati delle celle" è possibile modificare il modo in cui vengono visualizzati i dati di una cella; ma, anziché scegliere un modello di formato proposto da excel, è possibile impostare un formato personalizzato usando alcuni criteri:

l'elenco completo delle parole e simboli chiave per poter impostare un formato personalizzato lo si trova qui: http://office.microsoft.com/it-it/excel-help/creare-o-eliminare-un-formato-numero-personalizzato-HP005199500.aspx

Un esempio veloce di cosa si può ottenere:

Il vero vantaggio dei formati in generale consiste nel fatto che i valori contenuti nelle celle sono utilizzabili nelle formule. Infatti anche se in una cella leggiamo "20,00 €uro", in realtà Excel legge come valore di quella cella solo il numero "20".

MIGLIOR POST EXCEL: 2014 settimana 1

Ogni fine settimana, fine mese e fine stagione ripubblicherò il miglior post del periodo di riferimento.

Per la settimana 1 del 2014 il miglior post è:

Applicare un filtro ai dati

 

Formati delle celle

Selezionando una o più celle e cliccando con il pulsante destro del mouse in un punto qualunque della selezione scegliere "Formato celle..." (oppure scegliere dal menu in alto "Formato" e poi la voce "celle")

A questo nella nuova finestrella che comparirà selezionare il tipo di formato voluto (è possibile specificare anche alcune opzioni).

 Un paio di esempi del risultato ottenuto

Pillole di Excel: la ricerca

Nell'effettuare una ricerca tra i dati di un foglio (menu Modifica > Trova oppure la combinazione di pulsanti da tastiera CTRL+maiuscolo+T) bisogna stare attenti all'attuale selezione di celle!

Se ne è selezionata solo una, allora Excel effettuerà la ricerca di default in tutto il foglio; altrimenti, se sono selezionate due o più celle, Excel si limiterà ad effettuare la ricerca solo in quelle!

Filtro: ordinamento e personalizzazione

Il primo utilizzo che si può fare dei filtri è ordinare i dati filtrati (scegliendo l'apposita voce dal menu che compare cliccando sull'icona con il triangolo nero rivolto verso il basso):

Ma non solo, è possibile personalizzare il filtro scegliendo tra molte più opzioni (come si vede nell'immagine seguente), che possono essere utilizzate per numeri e parole.

Esempio: maggiore di 1, contiene "-" (il simbolo del meno), finisce con 0 (zero)