Pillole di Excel: Nascondi e Scopri

La funzione "Nascondi" permette di evitare la visualizzazione di colonne o righe che vogliamo appunto nascondere alla vista dell'utente (per motivi che vedremo con esempi pratici successivamente). L'operazione è molto semplice, consiste solamente nel selezionare (cliccando una sola volta con il pulsante sinistro del mouse oppure tenendolo premuto per selezionare più elementi) le righe o le colonne che vogliamo nascondere, poi cliccare con il pulsante destro del mouse e scegliere dal menu che comparirà la voce "Nascondi" (o "Scopri" dopo che le avremo nascoste).

MIGLIOR POST EXCEL: 2014 Mese 2

Ogni fine settimana, fine mese e fine stagione ripubblicherò il miglior post del periodo di riferimento.

Per il mese di Febbraio del 2014 il miglior post è: 

 Formule: CERCA.VERT

 

Formule: CERCA.VERT

La mia formula preferita (^_^), CERCA.VERT funziona in questo modo: cerca all'interno di una matrice (una tabella con tante righe e colonne) un valore, una volta trovato la formula prenderà in considerazione la riga in cui si trova e restituirà come risultato il valore della cella nella colonna che gli specificheremo.

Analizziamo meglio l'esempio. Ho inserito come primo parametro il valore da cercare (il numero 1 contenuto nella cella C2) nell'intervallo (che è il secondo parametro e che ho chiamato apposta "Legenda" per far capire a cosa serve), poi ho indicato il numero della colonna che verrà presa in considerazione per mostrare il risultato (cioè la colonna H ovvero la 2a dell'intervallo che ho indicato). Nell'ultimo parametro mettere sempre FALSO() (oppure lo zero che è la stessa cosa).

Excel ha poi correttamente visualizzato la parola "numero" come risultato perché ha trovato proprio quella parola "di fianco" al numero 1 nella Legenda.

Il mio passaggio successivo è stato quello di rendere il secondo parametro della formula (l'intervallo) un riferimento assoluto (vedremo nel post successivo cosa significa), per poi trascinare la formula (in questo caso ho cliccato due volte sul piccolo quadratino nero in basso a destra del bordo della cella).

Formule: TIPO

Persisto nell'utilizzare sempre lo stesso esempio perché mi permette di mostrare come si comportano formule diverse su una base di dati molto semplice.

Nel caso della formula TIPO il risultato sarà un numero che ci indicherà il tipo di dato contenuto nella cella secondo la seguente tabella:

Numero	1
Testo	2
Un valore logico	4
Un valore di errore	16
Matrice	64

Vedremo con il post successivo come "trasformare" questi numeri in testo.

Formule: VAL (esempio)

Riprendiamo la formula del post precedente (VAL) e vediamo un esempio pratico un po' complesso.

In pratica ho annidato tre formule "SE" una dentro l'altra e in ognuna ho usato VAL per verificare quale tipo di dato sia il contenuto della cella B2. In particolare ho verificato prima se si tratta di testo, se non lo è verifico se si tratta di un numero e per ultimo se si tratta di una cella vuota. Nel caso in cui il contenuto non corrisponda a nessuno dei tre casi che ho preso in considerazione (come per la cella B10), allora il risultato sarà l'ultima stringa di testo.

Formule: VAL

Abbiamo visto come contare delle celle in base al tipo di dati (in CONTA.NUMERI, ma potremmo avere semplicemente bisogno di filtrare solo le celle di una colonna che contengono un certo tipo di dati. La formula da utilizzare è VAL. Vediamo degli esempi.

La formula VAL dà come risultato sempre VERO o FALSO, quindi possiamo usarla solo per sapere appunto se il contenuto di una cella è di un certo tipo (che dobbiamo specificare dopo il punto). Quindi VAL.NUMERO controllerà se nella cella c'è un numero, VAL.TESTO se c'è del testo e VAL.VUOTO se è vuota.

Ho risfruttato sempre l'esempio delle classi per vedere tre VAL diversi, ma ne esistono anche altri:

VAL.LOGICO controlla se il contenuto di una cella (quindi anche il risultato di una formula) è VERO() o FALSO().

VAL.RIF controlla se il contenuto corrisponde al riferimento di un'altra cella (vedremo meglio più avanti).

VAL.ERRORE controllerà se una formula restituisce un errore (e torna parecchio utile!).

MIGLIOR POST EXCEL: 2014 settimana 8

Ogni fine settimana, fine mese e fine stagione ripubblicherò il miglior post del periodo di riferimento.

Per la settimana 8 del 2014 il miglior post è:

  

Formule: CONTA.SE

Pillole di Excel: Bordi celle e riempimento

Al fine di evidenziare maggiormente delle intestazioni o anche solo alcuni gruppi di dati, è possibile sbizzarrirsi nello sfruttare la personalizzazione che offre Excel nella visualizzazione delle celle. Cliccando con il pulsante destro su una cella (o un intervallo di celle) si accede a "Formato celle..." e da qui si possono effettuare tutta una serie di operazioni per abbellire una o più celle a nostro piacimento.

Come consiglio personale però, suggerisco di limitarsi ad usare una scala di grigi piuttosto che esagerare con i colori come nell'esempio sotto ^_^

Formule: CONTA.SE

Di nuovo una combinazione di formule già viste (come nel caso di SOMMA.SE).

Come per le precedenti formule "CONTA" il primo parametro è l'intervallo di celle da contare. Stavolta, però, bisogna specificare anche un secondo parametro, che consisterà nella condizione (da scrivere con gli operatori di confronto visti con la formula SE) da verificare. Per ogni cella dell'intervallo indicato, se la condizione risulterà "vera", Excel conterà la cella.

Formule: CONTA.VALORI

Continuiamo ad utilizzare sempre lo stesso esempio per vedere un'altra variante della formula CONTA, si tratta oggi di CONTA.VALORI

In questo caso abbiamo tre "tipi" di dati: numeri, testo e celle vuote. La formula CONTA.VALORI prenderà in considerazione solo numeri e testo, escludendo invece le celle vuote.

Formule: CONTA.VUOTE

Sfruttiamo nuovamente un esempio già usato per CONTA.NUMERI, ma questa volta useremo CONTA.VUOTE per ottenere il risultato opposto, cioé contando appunto le celle vuote nell'intervallo indicato.

Formule: CONTA.NUMERI

Vediamo questa volta direttamente un esempio per capire quale possa essere un'applicazione pratica di questa formula e come funziona.

 

Avendo un elenco di dati misti (numeri e testo), si può voler fare riferimento solo ad un certo tipo di dati (numeri) ed eseguire un'operazione (contarli): è proprio in questa casistica che torna utile la formula CONTA.NUMERI che ci dirà quante volte sono presenti dei numeri nell'intervallo specificato.

Formule: E, O, NON

Sempre a completezza d'informazione dell'utilizzo della formula SE, è possibile utilizzare nel parametro della condizione anche le formule E, O, NON.

Il loro funzionamento è proprio quello che abbiamo imparato a scuola in matematica. NON darà come risultato il contrario di una condizione che contiene. Mentre "E" e "O" si comporteranno come riportato nella tabella della verità sottostante (presa diretttamente da wikipedia):

Da notare che queste formule accettano anche più di due parametri tra cui fare il confronto, persino intervalli di celle.

MIGLIOR POST EXCEL: 2014 settimana 7

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Per la settimana 7 del 2014 il miglior post è:

Formule: SE

Formule: VERO e FALSO

Avendo visto la formula SE, ora tornerà particolarmente utile familiarizzare con formule "logiche". Dato che la formula SE funziona solo se nel primo parametro viene inserita una condizione, possiamo manipolarne il risultato usandone altre, ad esempio: VERO e FALSO.

Per quanto possa sembrare banale (e lo è! ^^), queste due funzioni possono tornare particolamente utili nel caso si debba verificare una serie di SE annidati uno dentro l'altro forzando il risultato di alcuni.

In realtà sarebbe sufficiente scrivere 1 (uno) per vero e 0 (zero) per falso, ma in alcuni casi può essere utile evitare di usare numeri

Pillole di Excel: Immissione veloce di contenuti nelle celle

Per poter essere il più efficienti possibile, soprattutto quando bisogna per forza immettere manualmente grosse quantità di dati, esistono alcuni "trucchetti" pratici. Vediamone qualcuno.

1. Mentre si sta scrivendo all'interno di una cella, è possibile passare alla successiva senza premere il tasto INVIO (che ci porterebbe alla cella sottostante), ma usando invece le frecce direzionali (quindi spostandoci a destra o addirittura in alto). Attenzione: questo trucchetto NON funziona se si è entrati in modalità inserimento testo tramite il pulsante F2.
2. Per spostarsi velocemente alla fine di una riga o di una colonna di dati (in cui tutte le celle siano piene) si può usare tenere premuto il tasto CTRL e poi una freccia direzionale.
3. Può essere molto utile impostare anche lo zoom della finestra, in modo da tenere sott'occhio un'area maggiore di dati contemporaneamente.
4. Di default Excel sovrascrive il contenuto di una cella, ma lo si può modificare premendo F2.
5. A quel punto, sempre per essere il più veloci possibile, si può spostare il cursore all'inizio del contenuto (dato che di default si troverà alla fine) premendo il tasto HOME sulla tastiera.
6. Oppure ci si potrà spostare anche di parola in parola usando CTRL più una frecca direzionale.

Formule: SOMMA.SE

Dopo aver visto le formule SOMMA e SE possiamo ora vedere la formula che combina entrambe: SOMMA.SE

Ammettiamo di avere un elenco di dati non ordinati e di non poter usare una tabella pivot, volendo ottenere una serie di somme come riepilogo dell'andamento di diversi anni possiamo usare la formula SOMMA.SE in questo modo:

Vediamo uno alla volta i parametri utilizzati nella formula: nel primo abbiamo indicato come intervallo di celle da A2 a A10 (quindi l'elenco degli anni), nel secondo è indicato solo uno specifico anno: il 2014 (cella D2); infine nel terzo parametro si trova l'intervallo di dati che andremo a sommare (ma non tutto).

In pratica si tratta si una semplice somma delle celle da B2 a B10, ma in realtà Excel prenderà in considerazione solo quelle che sono sulla stessa riga delle celle che contengono il valore "2014" (quindi solo le celle B2, B5 e B10).

Stessa cosa per le formule subito sotto, che ho voluto riportare per farne comprendere ulteriormente meglio il funzionamento.

Pillole di Excel: Incolla Speciale Trasponi

Una funzione poco utilizzata ma pur sempre utile in determinati casi: Incolla Speciale > Trasponi.

E' possibile, dopo aver cominciato a scrivere in un foglio di calcolo una grande quantità di dati, accorgersi solo dopo un po' che la quantità di colonne che utilizzeremo sarà superiore a quello delle righe. Ciò potrebbe risultare scomodo alla lettura, quindi possiamo sfruttare questa funzione di excel che permette appunto di invertire i contenuti di righe e colonne nel modo che è possibile vedere nell'esempio.

Formule: SE

La formula "SE" è una delle più versatili in assoluto, permette di ottenere i risultati che vogliamo anche quando si presentano molte casistiche diverse da prendere in considerazione. Vediamo per il momento un esempio semplice, e più avanti, man mano che andremo a scoprire altre formule, ne vedremo di più complessi.

Nel caso di questo insieme di dati abbiamo preso in considerazione l'ipotesi di dover "calcolare" se una determinata persona può attraversare una strada a seconda della luce del semaforo che vedrà. All'interno della formula SE ho inserito in quest'ordine: la condizione da verificare (cioè se il testo contenuto nella colonna B è uguale alla parola "Rosso"), il valore da restituire in caso la condizione sia VERA (quindi dato che la cella B3 contiente "Rosso", il risultato è "NO") e infine il valore da restituire nel caso la condizione sia falsa.

Gli operatori di confronto che è possibile utilizzare in questa formula sono i seguenti:

=	(segno di uguale)
>	(segno di maggiore)
<	(segno di minore)
>=	(segno di maggiore o uguale a)
<=	(segno di minore o uguale a)
<>	(segno di diverso da)

Formule: RICERCA e TROVA

Queste due formule sono perfettamente identiche nel funzionamento: danno come risultato un numero, che indica la posizione di un testo trovato all'interno di un altro testo. Con un esempio sarà tutto più chiaro.

Come si vede, grazie alla formula "RICERCA" abbiamo cercato la parola "come" all'interno di "Ciao, come stai?" e la formula ha dato come risultato il numero 7, che indica il 7° carattere a partire da sinistra della stringa di testo "Ciao, come stai?" (cioè la lettera "c" di "come").

Nel caso della formula "TROVA" Excel fa distinzione tra lettere maiuscole e minuscole, quindi non viene trovata la parola "COME" e viene visualizzato un messaggio di errore: "#VALORE!".

In particolare queste due formule possono essere molto utili in combinazione con la formula STRINGA.ESTRAI, dato che uno dei parametri è proprio la posizione da cui iniziare a estrarre il testo. (Ne vedremo un'applicazione pratica successivamente).

MIGLIOR POST EXCEL: 2014 settimana 6

Ogni fine settimana, fine mese e fine stagione ripubblicherò il miglior post del periodo di riferimento.

Per la settimana 6 del 2014 il miglior post è:

  

Formule: STRINGA.ESTRAI

Errori di Excel: menu disabilitati in modalità inserimento testo

In Excel esistono sostanzialmente due "modalità" (chiamiamole così per comodità): 

1. una è quella di base in cui si selezionano le celle e la potremmo chiamare di "sola lettura"
2. la seconda è quella in cui cominciamo a scrivere all'interno di una cella e la si può definire di "modifica".

La distinzione tra queste due modalità è importante più che altro per capire quali azioni sono possibili nell'una e nell'altra.

Non farò un elenco completo di cosa è possibile fare o non fare, basti tenere presente che quando non si riesce a selezionare una voce da uno dei menu (nel senso che è presente ma non cliccabile) probabilmente è proprio perché ci troviamo in modalità "modifica". Stiamo, cioé, scrivendo qualcosa all'interno di una cella e, ad esempio, non possiamo perciò inserire righe o colonne al momento.

Pillole di Excel: i Fogli

Anche se li abbiamo già citati in altri post volevo soffermarmi sui fogli. All'interno di un singolo file è possibile avere più fogli di calcolo, di default excel ne crea 3 (ma è possibile modificare questo valore nelle opzioni generali).

I fogli hanno molti utilizzi, generalmente vengono usati per separare i semplici dati su cui bisogna lavorare dalle pivot e dai grafici (creando quindi per ognuno un foglio separato).

Si può anche, ad esempio, avere un semplice elenco di dati nel primo foglio e tutte le eventuali formule nel secondo (vedremo più avanti perché questo può risultare utile), infatti le formule consentono di utilizzare riferimenti a celle del proprio foglio o di qualunque altro (persino quelli di altri file).

Nel caso si abbiano molti fogli, oltre a poterli ovviamente rinominare, li si può addirittura colorare per distinguerli meglio.

Formule: RIMPIAZZA

Con la formula RIMPIAZZA si può sostituire una parte di un testo già esistente in una cella con dell'altro testo (contenuto in un'altra cella o che scriveremo direttamente nella formula).

Giusto per evidenziarne le differenze, propongo altri due esempi ma con formule diverse per ottenere lo stesso risultato.

Si nota che in entrambi i casi ho dovuto aggiungere manualmente la parte con la "&". Inoltre, entrambe le formule prendono in considerazione solo una parte del testo originale (a cui poi dobbiamo appunto eventualmente aggiungere qualcosa noi), mentre RIMPIAZZA prende proprio tutto il testo originale e ne modifica una parte.

In quest'ultimo esempio si nota come sia possibile prendere una parola in mezzo ad un testo e sostituirla.

Pillole di Excel: i Commenti

Soprattutto quando si deve far utilizzare un foglio di calcolo ad altri, oppure quando bisogna specificare qual è lo specifico scopo di una cella senza occupare un'altra cella con la descrizione della prima, è consigliabile usare i commenti.

Cliccando con il pulsante destro del mouse direttamente su di una cella, basta cliccare su "Inserisci commento" e comparirà un piccolo riquadro giallo in cui scrivere, con una freccetta che punterà alla cella interessata.

Il vantaggio dei commenti è che non interferiscono con le formule, sono solo un'aggiunta estetica però con uno scopo pratico.

Formule: STRINGA.ESTRAI

Continuiamo a vedere come interagire con il testo presente nelle celle. E' la volta di STRINGA.ESTRAI

Questa formula permette estrarre una qualunque parte del contenuto di una cella, specificando i corretti parametri. Il primo è la cella contenente il testo, il secondo parametro è il carattere (compreso) da cui cominciare l'estrazione, infine il terzo parametro è la quantità di caratteri da estrarre.

Ad esempio, il vantaggio di STRINGA.ESTRAI rispetto a DESTRA è che nel primo caso possiamo "esagerare" chiedendo a Excel di estrarre fino a 100 caratteri (ma ne verranno estratti solo il numero effettivo di cui è composta la cella iniziale), mentre nel secondo caso dobbiamo conoscere per forza il numero totale di caratteri di cui è composto il testo della cella (anche se potremmo usare un'altra formula per saperlo).

Formule: SINISTRA e DESTRA

Volendo effettuare delle modifiche ad un testo, le formule SINISTRA e DESTRA possono rispettivamente troncare il contenuto di una cella partendo da sinistra o da destra appunto.

Queste due formule sono però alquanto limitate, perché tornano utili solo nel caso si abbia una serie di celle con lunghezza di caratteri fissi e di cui si vuole estrarre solo una specifica parte, includendone obbligatoriamente l'inizio o la fine. Vedremo domani una formula migliore.

MIGLIOR POST EXCEL: 2014 settimana 5

Ogni fine settimana, fine mese e fine stagione ripubblicherò il miglior post del periodo di riferimento.

Per la settimana 5 del 2014 il miglior post è:
 
Formule: espressioni aritmetiche

Formule: MAIUSC e MINUSC

Vediamo come manipolare il testo. Le formule MAIUSC e MINUSC permettono, come suggerisce il nome, a convertire le lettere contenute in una cella rispettivamente tutte in maiuscolo o tutte in minuscolo. Un terzo caso molto utile è MAIUSC.INIZ che permette di convertire la prima lettera di ogni parola in maiuscolo e il resto in minuscolo.

Come per la maggior parte delle formule, la convenienza nell'usare queste due formule consiste nell'applicare la "visualizzazione" voluta ad una grande quantità di celle (sfruttando quindi il trascinamento).

MIGLIOR POST EXCEL: 2014 Mese 1

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Per il mese di Gennaio del 2014 il miglior post è:

Tabelle Pivot - creazione

Formule: CONCATENA e il simbolo "&"

La formula CONCATENA permette di unire il contenuto di due celle, riportandolo come un'unico testo.

Guardando l'esempio si noterà che il risultato finale potrebbe non essere proprio ciò che volevamo (ad esempio avremmo preferito uno spazio tra le due parole, ma nelle due celle originali non c'erano spazi).

Esiste però un metodo, utilizzando il simbolo & è possibile inserire uno spazio tra le due parole senza modificare le due celle originali.

In pratica ho unito tre testi diversi: il contenuto della cella B1, uno spazio (racchiuso tra due apici doppi) e il contenuto della cella C1.

Formule: ARROTONDA

Quando si ha a che fare con i numeri, soprattutto usando l'operazione di divisione, è probabile incappare nelle cifre decimali, quindi vediamo come gestirle. La formula principale a cui fare affidamento è ARROTONDA, ma ne esistono anche altre due più specifiche:

ARROTONDA.PER.DIF e ARROTONDA.PER.ECC

Vediamo direttamente sei esempi che ne chiariscono il funzionamento.

La prima si comporta come previsto, le altre due invece forzano il risultato a seconda che lo vogliamo rispettivamente per difetto o per eccesso.

Un'altra cosa da notare è che, se decidiamo di impostare un formato senza decimali, vediamo che Excel visualizzerà i numeri come se avessimo usato la formula ARROTONDA, ma ricordiamo che il valore contenuto nella cella rimarrà però quello originale (cioè con i decimali).

Formule: espressioni aritmetiche

Oltre ai normali simboli di operazioni aritmetiche, in Excel è possibile scrivere intere espressioni annidandole anche una dentro l'altra proprio grazie all'utilizzo delle parentesi tonde.

=A1+(3*(20-(2^4)))

  Il risultato nell'esempio sarà 18.

Pur non supportando le parentesi quadrate e le parentesi graffe (come ci hanno insegnato a usare a scuola), ma solo le parentesi tonde, Excel ci aiuta comunque a tener traccia di dove inizia e finisce un'espressione usando i colori (nell'esempio precedente vedi parentesi verdi e viola).

Formule: operazioni aritmetiche

Oltre all'utilizzo di specifiche parole chiave (come "Somma"), Excel permette di effettuare le normali operazioni aritmetiche con i simboli "+", "-", "*", "/" (rispettivamente somma, sottrazione, moltiplicazione e divisione).

MIGLIOR POST EXCEL: 2014 settimana 4

Ogni fine settimana, fine mese e fine stagione ripubblicherò il miglior post del periodo di riferimento.

Per la settimana 4 del 2014 il miglior post è:

Formule: trascinamento

 

Formule: trascinamento

Una delle funzioni più utili in assoluto di Excel consiste nel poter "trascinare" valori o formule in modo tale che Excel stesso riempia il contenuto delle celle in automatico (secondo criteri che vedremo più avanti).

In caso consiste l'azione di "trascinamento": bisogna solo selezionare una cella (o un intervallo) e posizionare il mouse sull'angolo in basso a destra della selezione (il mouse cambierà in una croce nera), poi tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e spostarlo nella direzione desiderata.

Nel caso delle formule trascinando verso il basso, ad esempio, Excel ripeterà la formula nella prima cella cambiando solo la cella (o l'intervallo di celle) che viene citata nella formula stessa.

Formule: riferimenti a fogli o file esterni

Un consiglio veloce sulle formule: si può sfruttare la possibilità di creare formule con riferimenti ad altri fogli o addirittura ad altri file, quindi non per forza quello su cui si sta lavorando!

Proprio mentre si sta scrivendo una formula si può cliccare con il pulsante sinistro del mouse su un'altro foglio e poi sulla cella desiderata (o su un intervallo). Excel trascriverà automaticamente il nome del foglio all'interno della formula ed anche le coordinate della cella cliccata. Si può poi premere INVIO per terminare di scrivere la formula oppure proseguire digitando normalmente quello che si vuole.

Formule: MIN, MEDIA, MAX

Vediamo assieme tre formule in una volta sola, i loro nomi spiegano già direttamente la loro funzione:

Il loro utilizzo a livello sintattico (cioè di cosa scrivere come formula) è uguale a quello di SOMMA. Accetta come parametri sia intervalli di celle, sia le singole celle stesse.

Formule: INT (Intero)

Continuiamo a vedere formule che hanno a che fare con i numeri, questa volta si tratta di INT (Intero). Restituisce la parte intera di un numero (nell'esempio sotto il risultato sarà 1)

oppure possiamo sfruttarlo per ottenere anche solo la parte decimale di un numero in questo modo:

 e il risultato stavolta sarà 0,25